Vollständige Transformation muss alle Prozesse im Unternehmen berücksichtigen, v.a. auch die Finanz- und Steuerabteilungen
London, UK – 20. August 2025 – Die Migration auf SAP S/4HANA ist mehr als ein technisches Upgrade – sie ist eine strategische Chance, Prozesse neu zu denken. Laut dem SAPinsider Benchmark Report 2025 (https://sapinsider.org/research-reports/sap-s-4hana-migration-2025) sind 32 Prozent der Unternehmen bereits live, weitere 27 Prozent befinden sich noch in der Umsetzung. Doch während viele ihre Kernsysteme modernisieren, bleiben andere Prozesse häufig außen vor. Dadurch entstehen ineffiziente Abläufe, steigende Kosten und Risiken für die Compliance. Vertex Inc. (https://www.vertexinc.com/de-de) beleuchtet, welche Rolle spezialisierte Steuerlösungen im Zuge der Transformation spielen und wie wichtig es ist, diese bereits bei der Migration zu S/4 HANA einzubinden.
#1 Automatisierung mit System
Wichtig ist, dass Unternehmen die S/4HANA-Migration nicht als reines „Lift & Shift“-Projekt verstehen. Wer nur technisch migriert, vergibt die Chance, Prozesse grundlegend zu verbessern – gerade im Bereich der Steuerfunktion. Standardfunktionen wie „Plants Abroad“ oder der Document and Reporting Compliance (DRC) Service reichen bei internationalen Beschaffungsprozessen und komplexen Umsatzsteuerszenarien oft nicht aus.
Hier schafft eine spezialisierte Tax Engine Abhilfe. Direkt ins SAP-System integriert übernimmt sie die Steuerermittlung regelbasiert und automatisiert, ohne manuelle Eingriffe oder individuelle Workarounds. Alle relevanten Transaktionsdaten, etwa Materialart, Lieferort oder Geschäftspartnerrolle, fließen vollständig in die Berechnung ein. Das Ergebnis ist ein stabiler, standardisierter Prozess, der Fehler reduziert, Bearbeitungszeiten verkürzt und die Kreditorenbuchhaltung spürbar entlastet.
#2 Audit-Sicherheit in Echtzeit
In einer zunehmend datengetriebenen Steuerlandschaft, geprägt durch Initiativen wie ViDA, die E-Rechnungspflicht und nationale Berichtspflichten, steigt der Druck auf Unternehmen, steuerliche Entscheidungen transparent und konsistent darzustellen. In vielen SAP-Systemen fehlt dafür jedoch die Grundlage: Entscheidungsregeln sind technisch verstreut, werden manuell gepflegt und oft nicht einheitlich dokumentiert. Fachabteilungen haben meist keinen direkten Zugriff auf steuerrelevante Einstellungen, was Rückfragen in Prüfungen oder interne Kontrollen erschwert.
Moderne Steuersoftware bietet hier eine effektive Lösung. Sie dokumentiert jede Berechnung vollständig, inklusive aller eingesetzter Parameter, angewendeten Regeln und der resultierenden Entscheidung. So entsteht ein durchgängiger, revisionssicherer Audit Trail, der sich durchsuchen, exportieren und nachvollziehen lässt. Steuerabteilungen gewinnen Transparenz, während die IT von konsistenten, zentral gepflegten Datenstrukturen profitiert. In Zeiten automatisierter Betriebsprüfungen ist diese Nachvollziehbarkeit unverzichtbar.
#3 Business-Agilität durch steuerliche Flexibilität
In einem volatilen Marktumfeld müssen Unternehmen nicht nur operativ schnell reagieren, sondern auch steuerlich flexibel und regelkonform handeln. Geopolitische Ereignisse wie die Ukraine-Krise zeigen, wie schnell sich Lieferketten durch neue Rohstoffquellen verändern können.
Auch der internationale E-Commerce bringt wachsende Anforderungen an Steuerlogik, Lieferschwellen und Dokumentationspflichten. Solche Veränderungen führen zu neuen Bewertungsszenarien im Bereich der Umsatzsteuer oder der Zollklassifikation.
Um darauf schnell und steuerlich korrekt reagieren zu können, braucht es Systeme, die neue Anforderungen flexibel und automatisiert abbilden. Moderne Steuerlösungen ermöglichen genau das: Sie steuern komplexe Konstellationen zentral und regelbasiert im SAP-System. Zertifizierte Steuerlösungen integrieren sich nahtlos in SAP S/4HANA, nutzen vorhandene Schnittstellen und wahren die Stabilität laufender Prozesse.
#4 Datenqualität als Grundlage
Mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland rückt die Qualität steuerlich relevanter Daten stärker in den Fokus. Selbst leistungsfähige e-Invoicing-Lösungen bringen keinen Mehrwert, wenn die zugrunde liegende Steuerberechnung fehlerhaft ist. Falsch gesetzte Steuercodes oder unvollständige Stammdaten führen direkt zu fehlerhaften Rechnungen – mit Folgen für Compliance, Prozesse und Abstimmungen.
Im Rahmen einer SAP S/4HANA-Transformation bietet sich die Chance, diese Datenqualität grundlegend zu verbessern. Eine integrierte Tax Engine standardisiert die Steuerlogik im gesamten System und stellt sicher, dass alle steuerlich relevanten Informationen vollständig, konsistent und automatisiert verarbeitet werden. Funktionen wie Validierungsregeln, Dashboards und automatisierte Prüfmechanismen unterstützen zusätzlich dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
#5 Messbare Steuerprozesse
Vielen Unternehmen ist nicht klar, wie viel Aufwand ihre bestehenden Steuerprozesse tatsächlich verursachen. Manuelle Pflege, Testing, Sonderregelungen über User Exits oder hoher Schulungsbedarf für komplexe Customizing-Strukturen gehören zum Alltag. Im Rahmen einer SAP S/4HANA-Transformation zeigt sich zudem, dass solche individuellen Sonderlösungen die Systempflege erschweren, Releases verzögern und sich nur begrenzt auf neue Märkte oder Geschäftsmodelle skalieren lassen.
Eine einheitlich gepflegte, automatisierte Steuerlogik sorgt hier für spürbare Entlastung. Statt verteilter Sonderregelungen werden zentral verwaltete, wartungsarme und nachvollziehbare Regelwerke genutzt. Dadurch sinkt auch der Koordinationsaufwand, beispielsweise bei Systemupdates oder der Einführung neuer Geschäftsszenarien. Unternehmen, die ihren bestehenden Aufwand systematisch erfassen, können den wirtschaftlichen Nutzen einer steuertechnologischen Lösung konkret beziffern. Spezielle Analyse-Tools können Unternehmen dabei helfen, den Aufwand transparent zu machen und fundierte Grundlagen für Investitionsentscheidungen zu liefern.
„Unternehmen hinterfragen ihre steuerlichen Prozesse häufig erst dann, wenn im Zuge größerer Systemveränderungen ohnehin Anpassungen anstehen. Genau deshalb ist die S/4HANA-Transformation der ideale Anlass, auch die steuerlichen Abläufe zu modernisieren und zu verhindern, dass alte Schwächen unreflektiert in neue Systeme übertragen werden“, erläutert Oliver Froehlich, SAP Partner Manager Europe bei Vertex.
Vertex, Inc. ist ein weltweit führender Anbieter von Lösungen für indirekte Steuern. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, die vertrauenswürdigste Steuertechnologie zu liefern, die es globalen Unternehmen ermöglicht, mit Zuversicht zu handeln, einzuhalten und zu wachsen. Vertex bietet Lösungen, die auf bestimmte Branchen zugeschnitten werden können, für die wichtigsten Bereiche der indirekten Steuern, einschließlich Umsatz- und Verbrauchssteuern, sowie Lohnbuchhaltung. Mit dem Hauptsitz in Nordamerika und Niederlassungen in Südamerika und Europa unterstützt Vertex die weltweit führenden Marken dabei, die Komplexität der kontinuierlichen Einhaltung von Compliance zu vereinfachen.
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